Privacyreglement Kaere Kids 2018 – Update 10-08-2018

1 Inleiding

Kaere Kids gaat zorgvuldig om met privacy gegevens van haar klanten en personeel. Hierbij wordt voldaan aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en gelden de volgende bepalingen:

• Alle persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming(AVG)en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
• Kaere Kids heeft maatregelen genomen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, accuraat, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
• Binnen Kaere Kids is verwerking van persoonsgegevens toegestaan aan personen voor wie en voor zover dat met het oog op de uitoefening van hun functie nodig is.

Kaere Kids heeft in het kader van de AVG de rol van verantwoordelijke en heeft een privacy aanspreekpunt ingesteld. De gegevens van Kaere Kids en het Privacy aanspreekpunt zijn:

Kaere Kids BV
T.a.v. Simone Halters
Voorstraat 118
2201JA Noordwijk

1  Inleiding                                                                

2  Inhoudsopgave                                                                

 3  Gegevens klanten                                                            

3.1 Doel gegevensverwerking

3.2 Gegevens die worden vastgelegd

 4  Overige afspraken en richtlijnen                                      

4.1 Gedragscode

4.2 Inzage, controle en wijziging van gegevens.

4.3 Bewaren van gegevens en bewaartermijn

4.4 Beveiliging

4.5 Uitwisseling van gegevens met derden

4.6 Identificatie klant

4.7 Toegang van derden tot persoonsgegevens

4.8 Klachten

3 Gegevens klanten

3.1 Doel gegevensverwerking

Kaere Kids verzamelt alleen gegevens van ouders en kinderen in het kader van de uitoefening van haar taken.

Gegevens van klanten worden geregistreerd met als doel:

1. 1. • het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering en de uitvoering van de overeenkomst;
      • het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind;
      • het onderhouden van contacten met de ouders, voogden en verzorgers van de kinderen;

–    het aanvragen van subsidie/toeslagen.

3.2 Gegevens die worden vastgelegd

Kaere Kids legt de volgende gegevens vast, hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen gegevens die bij inschrijving worden vastgelegd en gegevens die worden vastgelegd als onderdeel van de opvang van de kinderen van de ouders.

Inschrijving

De volgende gegevens van klanten worden vastgelegd op basis van opgave door ouders. Deze gegevens worden vastgelegd ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst tussen klant en Kaere Kids voor het opvangen (dagopvang, BSO) van de kinderen van betreffende klanten op één van de locaties van Kaere Kids.

1. 1. • Kind
      • Naam
      • Adresgegevens
      • BSN kind
      • Geboortedatum
      • Soort opvang
      • Dagdelen waarop de opvang plaatsvindt of gewenst is
      • Ouders
      • Naam
      • Adresgegevens
      • Telefoon (vast, mobiel, werk)
      • Email
      • BSN ouders
      • Bankrekeningnummer ouders

Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en aanbevolen bewaartermijnen door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in acht genomen.

Opvang

Kind dossier met hierin de volgende gegevens:

1. 1. • Kindgegevensformulier
      • Observaties
      • Afsprakenformulier BSO
      • Verklaring medicijntoediening
      • Verslag ouder gesprek*
      • Overzicht verslaglegging meldcode en bijbehorende verslagen*

De met een sterretje gemarkeerde zaken worden (mede) door ouders aangegeven. Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke dan wel geadviseerde bewaartermijnen vanuit de AP in acht genomen.

4 Overige afspraken en richtlijnen

4.1 Gedragscode

Voor alle medewerkers van Kaere Kids geldt dat zij zorgvuldig omgaan met de privacygevoelige gegevens van klanten en van collega’s.

Dit betekent dat:

1. 1. • privacy gevoelige onderwerpen met ouders worden besproken zonder aanwezigheid van andere ouders; Indien er tijdens het haal- of brengmoment gevoelige zaken met ouders besproken worden, gebeurt dit in een ruimte waar andere ouders het gesprek niet kunnen volgen;
      • buiten de werkkring geen casus met naam en toenaam wordt besproken;
      • in notulen gebruik wordt gemaakt van initialen als kinderen genoemd worden. De overdrachtsmap is voor intern gebruik, daarin kunnen namen volledig geschreven worden;
      • schriftelijke gegevens zorgvuldig worden opgeborgen;
      • schriftjes alleen voor de ouders van het kind zijn bedoeld. Andere ouders kunnen deze niet inzien;
      • pedagogisch medewerkers van de BSO-ouders op de hoogte stellen van alles wat er is besproken met de leerkracht tijdens het halen van school;
      • er niet tegen ouders in negatieve termen wordt gesproken over groepsgenoten van hun kind;
      • collega’s niet over elkaar praten en dat er geen gegevens over medewerkers met elkaar worden uitgewisseld zonder medeweten van de betrokkene;
      • er geen privégegevens van medewerkers aan ouders wordt verstrekt;
      • computers op de vestiging zijn beveiligd met een wachtwoord

4.2 Inzage, controle en wijziging van gegevens.

Vanuit de AVG hebben de contractouders het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Het inzagerecht houdt in dat ouders een aanvraag kunnen indienen om inzicht te krijgen in welke gegevens Kaere Kids over hen of hun kinderen verwerkt. Indien een dergelijke aanvraag bij Kaere Kids binnen komt, zal Kaere Kids de volgende informatie te verschaffen aan de ouders:

1. 1. • De doeleinden van de gegevensverwerking; waarvoor worden de persoonsgegevens ingezet door Kaere Kids.
      • De aard en de herkomst van de persoonsgegevens die verwerkt worden; dit kunnen bijvoorbeeld de gegevens zijn die ouders actief hebben verstrekt bij het inschrijven, of die Kaere Kids heeft verzameld gedurende de opvangperiode.
      • De ontvangers van de gegevens; dit zijn de derde partijen aan wie Kaere Kids gegevens verschaft en die deze gegevens voor eigen doeleinden kunnen verwerken. Denk hierbij aan de Belastingdienst, bureau jeugdzorg, GGD of het consultatiebureau.

Daarnaast hebben klanten van Kaere Kids het recht om gegevens te corrigeren en/of te verwijderen. Dit volgt na een inzageverzoek. Correctie of verwijdering mag de klant vragen indien de gegevens feitelijk onjuist zijn, niet nodig zijn om het doel te behalen, of als de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Om te voldoen aan een dergelijk verzoek van de ouder, hoeft er niet per se sprake te zijn van een verwijtbare gedraging door Kaere Kids. Feitelijke onjuistheid van gegevens hoeft tenslotte geen gevolg te zijn van het niet voldoen aan de zorgplicht door Kaere Kids. Gegevens kunnen ook per ongeluk foutief zijn opgegeven of ingevoerd.

Bovengenoemde rechten zijn niet onbeperkt. Het is namelijk mogelijk dat Kaere Kids een wettelijke bewaartermijn moet naleven van bijvoorbeeld de Belastingdienst. In dat geval is het voor Kaere Kids wettelijk gezien niet toegestaan bepaalde gegevens te verwijderen, ook al verzoekt de klant hierom. Kaere Kids zal dan aangeven dat zij enkel de gegevens kan verwijderen waar geen wettelijke bewaartermijn voor geldt, en dat de overige gegevens verwijderd zullen worden op het moment dat de wettelijke bewaartermijn is afgelopen. Kaere Kids zal in alle andere gevallen de gegevens daadwerkelijk verwijderen of, indien verwijderen echt niet mogelijk is, anonimiseren.

Een verzoek van een klant wordt binnen vier weken beantwoord. Dit kan een bevestiging zijn dat het verzoek wordt nageleefd, of een weigering, die met redenen omkleed zal zijn.  Een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van gegevens kan worden ingediend bij Kaere Kids; info@justkiddies.nl.

4.3 Bewaren van gegevens en bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De bewaartermijn voor een gegeven wordt enerzijds bepaald door wettelijke bewaartermijnen (aangeduid als minimaal, min) en anderzijds door aanbevolen bewaartermijnen door bijvoorbeeld de AP (aangeduid als maximaal, max). Kaere Kids hanteert de volgende bewaartermijnen:

4.4 Beveiliging                                                                     

Gegevensverwerking gebeurt voornamelijk digitaal daar waar het gegevens met betrekking tot het contract tussen ouder(s) en Kaere Kids. Kaere Kids heeft een beleid op het gebied van informatie beveiliging. Hierin is onder andere vastgelegd hoe de toegang tot informatie verkregen wordt en is vastgelegd welke functionaris binnen Kaere Kids toegang heeft tot welke informatie. Schriftelijke documentatie met betrekking tot het kinddossier wordt opgeborgen in af te sluiten kasten.

4.5 Uitwisseling van gegevens met derden                            

Kaere Kids biedt een veilige en vertrouwde omgeving en vindt het belangrijk dat de ontwikkeling van kinderen gestimuleerd wordt. Het is hierbij belangrijk dat er regelmatig overleg en afstemming plaatsvindt met de ouders/verzorgers. Onderdeel van dit overleg is het uitwisselen van informatie. Kaere Kids wisselt ten behoeve van de uitoefening van haar taken ook persoonsgegevens uit met derden (Belastingdienst, GGD, Bureau Jeugdzorg, Gemeente, scholen, etc).

Hierbij gelden de volgende bepalingen conform de AVG:

1. 1. • Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van Toeslag kinderopvang)

4.6 Identificatie klant                                                         

Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedagogisch medewerker niet kan vaststellen of de betrokken volwassene inderdaad bevoegd is om een kind op te halen van een vestiging. Te denken valt aan een situatie waarin de pedagogisch medewerker nog geen kennis heeft gemaakt met de betrokken ouder of degene die het kind ophaalt is nog nooit eerder op de vestiging geweest (opa, oma of oom, tante, buurvrouw). De pedagogisch medewerker heeft het recht de persoon te vragen zich te identificeren. Dit gebeurt nadat andere mogelijkheden zijn bekeken. Andere mogelijkheden zijn o.a. overleg met collega, telefonisch contact met ouders. Vanuit de overheid dienen wij het BSN van klanten en kinderen te registreren.

4.7 Toegang van derden tot persoonsgegevens                     

Binnen Kaere Kids kunnen persoonsgegevens worden verstrekt ter uitvoering van toetsing en inspectie. Hierbij valt te denken aan de GGD inspecteur, de interne auditoren en de accountant. Deze personen betrachten vanuit hun functie geheimhouding.

4.8 Klachten       

Klachten over het niet juist uitvoeren van het privacybeleid kunnen via de reguliere klachtenprocedure van Kaere Kids geuit worden.